안녕하세요!

대구시민공익활동지원센터입니다. 

지난 1주차 강의에 이어, 10월 12일 대구시민공익활동지원센터 2층 상상홀에서는 구글워크스페이스 도구를 활용한 업무효율성 강화 및 효과적인 팀 협업&업무 프로세스 자동화 방법에 강의가 이어졌습니다.

강의는 인트로를 포함하여 총 9가지 챕터로 이루어졌으며, 본격적인 강의를 시작하기 전, 

전시진 대표는 이번 강의를 통해 구글워크스페이스는 소규모든, 대규모든 어떤 조직이든 가장 필수로 사용해야 한다고 했습니다. 다만, 모든 업무 도구를 활용할 수 있지만 프로젝트 관리를 통한 실시간 업무전달이나 업무진행상황을 파악하기에는 한계가 있음을 밝혔는데요. 프로젝트 관리에 대한 부분은 4주차 강의인 ‘Notion을 활용한 효과적인 업무생활’에서 강의를 진행하기로 했습니다.

1. 인트로

- 협업도구란 : 다양한 디바이스, 인터넷 환경을 통해 실시간 동시 편집이 가능한 것
               실시간 편집을 통해 파일을 주고받을 필요가 없음
               PC에 저장하는 방식이 아닌, 인터넷상에 자료를 업로드
               인터넷 연결이 필수

* 그룹웨어, 카카오톡, 워드도 일종의 협업도구로 볼 수 있으나 IT 기업이나 스타트업에서
  는 사실상 협업도구로 보기 어려움

- 협업도구로 쓰이기 위한 조건은 아래와 같다.  

1) 디자인이 예뻐야 한다.
2) 편리한 UI와 UX를 가지고 있다
3) 보편성을 가지고 있다
4) 외부 서비스와 연결돼 있다.

- 구글워크스페이스를 통해, 거의 모든 목적을 달성할 수 있다.
- 도구를 통해 자동화프로세스를 많이 만들수록 시간을 절약하여 일을 적게 할 수 있다.
 

2. 구글워크스페이스

- 생산성 업무도구로, 팀 규모와 상관없이 연결, 창조, 협업이 가능
- 가장 먼저 알아야할 개념으로는 클라우드
- 클라우드란 : 구름이 어디든 떠있는 것처럼, 인터넷만 있다면 구름 같은
                 데이터센터에 자료를 저장하고, 어디서든 어떤 기기서든
                 접속하여 원하는 자료를 확인할 수 있는 것

- 구글워크스페이스 장점 : 폭넓은 외부 서비스 연동,
                    언어에 관계없이 전세계 사람이 이용
                    실시간 협업 및 기록 가능
                    파일 분실 위험 없음
                    PC 모바일 모두 사용 편리
                    언제 어디서든 일할 수 있다

- 구글워크스페이스 단점 : 언제 어디서든 일할 수 있다.

2. 크롬 브라우저
  
- 크롬은 구글에서 만든 것이기 때문에 구글워크스페이스에 적합함

업무용 계정과 개인용 계정을 구별하여 사용 가능

게스트 모드 사용 : 다른 사람의 pc를 이용할 시 사용  

시크릿 모드 사용 : 캐시 데이터와 쿠키 데이터를 저장하기 않기에 광고가 설정되지 않음

2-1) 북마크  
  - 크롬에서 북마크 사용을 통해 아이콘으로만 표시를 하거나 따로 폴더를 만들어 사용할
    수 있다
  - 폴더를 만들면 폴더에서 검색하여 사용할 수 있다  
  
2-2) 확장프로그램  
  - 링크줄이기, 키보드 단축키 설정, 우클릭 해제 등이 있음을 소개했다

3. communication

- 대표적으로는 chat, gmail, meet가 있다
- 우리나라에서는 chat은 잘 사용하지 않는다 (카카오톡보다 접근성이 떨어짐)
- 기본적으로 주소창에 워크스페이스 도구명.new를 입력하면 새로운 창이 열린다
  (예시 : meet.net / docs.new)

3-1) 구글chat 실습
- chat에서는 상대방이 보낸 메시지에 댓글을 남길 수 있다
- 댓글을 통해 메시지에 대한 이야기를 이어갈 수 있다
- 사람이 아닌 프로젝트(주제별) 기준으로 만드는 게 적합하다
 

3-2) gmail
- 지메일은 커뮤니케이션의 기본이다

- 다른 외부서비스와 연동이 잘 되어있어서 알림을 받기 쉽다
- 테마를 설정하여 자신의 취향에 맞게 배경을 선택할 수 있다

- 이메일을 보내고 일정 시간 안에 취소 가능한 시간을 설정할 수 있다
- 연동을 통해 개인용 계정에서 업무용 계정으로 메일을 보낼 수 있다
- AI 작성 기능이 있지만, 언어를 영어로 설정해야 사용 가능하다
- 탬플릿 기능을 통해 일괄적 답장을 할 수 있다
- 부가기능(add-on)을 통해 메일 수신여부를 확인 하는 등 기능을 사용할 수 있다
- 서명 설정으로 메일에 기본적인 정보나 링크를 설정할 수 있다

3-3) docs
- 하나의 시트에서 여러명이 공동으로 작업이 가능하다
- 도구 -> 탐색을 클릭하면 웹에서 검색 가능하며, 시트에 이미지나 링크를 입력할 수 있다
- 음성입력을 통해 음성을 텍스트로 변환하여 준다.
- 파일 -> 버전기록을 통해 수정 전 내용을 보거나, 수정한 사람을 알 수 있다
- 작업 시, 수정이 필요한 부분에 댓글을 작성하고 채팅을 할 수 있다.
- 주소창 끝에 edit -> export?format=pdf 로 수정하면 해당 링크를 공유 받은
   사람은 링크를 통해 최신버전으로 PDF 다운이 가능하다.

3-4) 구글시트

- 쿼리와 함수를 이용하면 서로 다른 시트에 있는 정보를 불러와서 편라하게
   통계자료 등 원하는 데이터 출력값을 얻을 수 있다

3-5) 구글슬라이드

- 우리나라는 파워포인트에 익숙하기 때문에 별로 추천하지 않는다고 했다.

3-6) 구글폼

- 구글폼을 통해 퀴즈를 만들 수 있다
- 지메일과 연동하여 응답이 들어올 때마다 메일을 받을 수 있다
- 외부서비스와 연동이 가능하다

4. file

4-1) 구글드라이브
  - 구글드라이브를 통해 구글시트, 폼, 독스 등을 만들 수 있다
  - 모든 문서들이 구글 드라이브에 자동 저장된다.
  - 기능을 아는 것보다, 폴더를 구조화하여(숫자를 넣거나 개인에 맞게) 사용하는 게
    더 잘 사용할 수 있다
  - 이메일을 쓸 때도, 첨부파일을 구글드라이브 링크를 첨부하여 보낼 수 있다

  5. 스케쥴

- 구글캘린더를 사용한다
- 계정별 또는 용도에 맞게 캘린더별 관리를 할 수 있다
- 게스트 초대를 통한 일정 공유로 서로 일정을 파악하고 일정을 잡기에 용이하다.
- 반복되는 일정을 입력 시, 설정을 통해 간편하게 입력할 수 있다.
- task 버튼을 누르면 ‘할 일’을 설정할 수 있다
- 설정을 통해 카카오캘린더 연동도 가능하다

  6. 프로젝트
   - 기본적으로 워크스페이스에서는 지원하지 않는다
   - 홈페이지 제작도구인 구글 사이트를 통해, 홈페이지 제작이 아닌
     데시보드처럼 활용하여 관리 도구처럼 사용할 수 있다
  - 다만 추천하지 않고, 노션 같은 프로젝트 관리도구를 추천한다

  7. 기타
   - 구글 킵 : 메모도구로 pc와 모바일 동기화가 좋다
   - 구글 알리미 : 주요 키워드 설정 시, 설정한 키워드가 기사로 나오면
                  메일로 알림이 온다
   - 구글 포토 : 사진 클라우드 서비스로, 공유 앨범을 만들 수 있다
  

  8. 기타 협업도구  

   - Miro : 온라인을 통해 마인드맵이나 플로우맵을 활용하기 좋음
   - 이미지블 : 영상편집 시, 프레임별 댓글 및 그림그리기를 통해 편집자와 소통
   - brew : 영상이나 음성 파일 업로드 시, 영상과 자막 생성 (120분까지 무료)
   - canva : 디자인도구로 이미지제작과 영상편집이 가능하며 문서 작업도 가능
    * 외국서비스로 한국감성과는 다를 수 있음
   - 할 일 관리 서비스 : 한국어 커멘드를 통한 쉬운 일정 관리 가능
   - 비빌번호 관리 솔루션 : 계정 로그인 시, 아이디와 비빌번호를 불러오며
                            링크를 통해 한정된 기간동안 공유 가능
  - Flex : 인사관련 컨설팅을 받을 수 있음
  - flow : 쉬운 업무관리 및 협업 서비스로, 나이가 높은 구성원들도 사용 가능
  - TALLY : 노션과 연동 가능한 설문조사 도구

이번 강의도 약 2시간 반 동안 이어졌으며, 다음 시간에는 공익단체에 최적화된 홍보방향과 홍보 매체별 특성을 이해하고 단체 활동별 홍보에 적용되는 공익활동 온라인 홍보 전략 강의가 이어질 예정이다.